電話応対
CATEGORY｜事務のお役立ちコラム
● 電話をうける
電話は、鳴ってから２コールまでに取ります。相手を待たせてしまった場合は、「お待たせしました」とまずお詫びをしましょう。
電話に出たら、まず会社名を名乗り、相手を確認します。相手が名乗らない場合はこちらから会社名、名前を尋ねましょう。
取次ぎをする場合は、取次ぎする相手の名前を復唱すること。もし取次ぎする相手が不在の場合は、不在であることと帰社予定がいつになるかを告げ、相手の指示に従います。
折り返しの電話が要・不要に関わらず、必ずいつ誰から電話があったのか伝えましょう。
切る時は、かけた方が先に切りますが、相手がしばらく切らない場合はこちらから切りましょう。その時、フックをゆっくり手で押して切れたことを確認してから受話器をおきましょう。
● 電話をかける
電話をかけ、相手が出たら自分の会社名、名前を名乗り、話をしたい相手の部署名や役職、名前を告げます。
相手が出たら、もう一度名乗り、何についての話であるか伝え、その件を話す時間が今あるか確認して了解を得てから用件を話します。
電話を切る前に、電話のために時間を割いてくれたことにお礼を言いましょう。
電話を切る時は、少し時間をおいて、静かに受話器をおきましょう。
※キャリアトラストへのお電話は、すでに登録しているかどうかや、当社から勤務中の場合は「△△△へ派遣勤務中の○○です」と伝えていただくと対応がスムーズです。。